揭部門高技「高職低用」等共性現象

審計觀察部門人員配置問題

【本報訊】審計署去年新搞作、呈送行政長官岑浩輝作內部參考的「觀察報告」獲部分公開，當中揭示部分部門人員配置出問題，存在部門內單位分過細致人員膨脹、高技「高職低用」等狀況。不過年報未有完全公開具體涉及相關問題的部門實體名或數量，有被開名僅事後已完成重組的財政局。

審計署表示，去年因應特首施政部署要求，首度就政府人員規模及配置開展績效審計，相關研究工作是以公職局提供的數據資料，通過抽樣檢視和實地審查，整理出值得關注的共性現象，從優化公共行政架構及提升運作績效的角度，為推進公共行政革新管治的工作提供參考建議。

倡研究小部門整合提升效益

部門職能與運作效益方面，審計發現，規模較小的部門其輔助工作人員的佔比相對較高，部分亦存在業務隨社會科技發展而顯著縮減、職能分散配置在其他部門、職能與其他部門關聯度高等現象，因而產生輔助人員未獲充分利用、增加重覆資源投入，以及加重跨部門協作行政成本等問題。

審計建議政府通盤考慮，研究從「歸口管理」的角度，檢視業務範疇多元程度較低的部門是否有優化配置的可行性，並研究整合方案，提升政府整體運作效益。

單位分過細反致架構臃腫人員膨脹

部門架構方面，審計發現，現時不少部門的一些單位長期存在人數明顯過少，當單位職能分工過細，不但會使部門組織架構臃腫，亦會增加溝通及管理成本，影響部門運作效率效益。同時，部門為充實每個單位的人員配置，會使整體人員數量膨脹，一些人數較少的單位在實際工作上存在相互重疊的情況。

審計建議對部門內部的職能分工、組織架構及人員配置作深入研究，並重新審視人數較少的單位設置的必要性、經濟性及效益。

「高職低用」造就同工不同酬、未盡其才

人員配置合理性方面，對以規範化及恆常執行性工作為主的單位，審計發現從事有關工種的高級技術員人數佔比較高，存在與部門整體人數及預算規模不匹配的現象，當中可能存在「高職低用」的情況。這一方面既無法「人盡其才、才盡其用」，另一方面亦導致「同工不同酬」。

為此，審計建議全面檢視部門內部的人員配置情況，並配合有效的跨部門人員橫向調動機制，確保各業務單位和輔助單位人數符合實際需要，不同職程人員在適當崗位各司其職。而對於一些共性的專業領域人員如財務、會計和人事管理等範疇人員，則可考慮交由具權限實體統籌調撥有關人資，通過集中統籌調配往其他有人力需求的部門，既可減省招聘時間，又能節約行政成本。

輔助人員配置分散易工作量不均

審計又揭示部分部門存在輔助人員配置分散的問題，而這實際容易造成工作量不均衡，無法充分發揮人資效益，同時亦不利提升人員專業技能與協作能力，倘集中配置，可強化統籌管理，更有效整合資源，並增強人手調配的彈性。其建議政府全面檢視各類輔助人員分散配置的情況，促進人資整合應用。

財局內部分工欠合理、工作量不衡

另外，為配合政府公共行政改革工作，審計署去年起按序逐一審視各部門的重組方案，當中今年完成重組的財政局就成為當時其中一份觀察報告的對象。審計檢視該局人員配置合理性作，尤其側重於高級技術員所執行之工作與其職務要求是否相匹配。

審計說，該局有部分高級技術員「高職低用」及工作量不足的表象，造成原因可歸納為沒有合理分工，以及內部整體工作分配不平衡。一些純行政輔助工作及重複執行性工作需要由高技兼顧執行，未能發揮及用好高技在專業領域方面的能力和專長。若能由技術輔助員去取代或處理非專業性工作，加上適當合理調配工作量，就可創造條件把高技釋出或調配到其他有新增職能的專業領域工作上，將有利解決內部工作不均衡的情況和減省某些單位因人手不足而作出超時工作補償之開支，更有效益和合理利用人力資源。

審計還觀察到財局未來通過電子化進程，可減省相關人手輸入和核對的工作流程，可預期有更多的人資釋出，已建議應就此為政府整體的人力需求作通盤考慮。